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Você sabe liderar uma reunião?

21/10/2010

Liderar uma reunião parece ser uma coisa simples, que qualquer um faz sem nem pensar, certo? Nada mais distante da verdade. Liderar uma reunião produtiva, que não aborreça as outras pessoas e que produza resultados implica em uma série de habilidades que muitas pessoas não têm e não se preocupam em buscar. Bem, aqui vão algumas dicas simples, mas que podem ajudá-lo a se sair bem.

A primeira coisa a fazer é pensar no tempo que será necessário para discutir todos os itens previstos para a reunião. Seja realista, se você tiver diversas questões e elas forem complexas para resolver, claro que não adianta achar que poderá fazer uma reunião de meia hora. Pense também objetivamente quem poderá trazer contribuições efetivas e não peca a presença das pessoas apenas para encher a sala.

Ao convidar, informe sobre horário, local, duração, os assuntos que serão tratados e quem estará presente. Se a reunião for com uma outra empresa, informe-se antes sobre ela e quem virá representá-la. Inicie agradecendo a presença de todos, dê um resumo dos assuntos que serão abordados e informe a hora prevista para o término da reunião.

Muitas vezes acontece um imprevisto e você tem que se atrasar. Nessa circunstância, não deixe de dar uma boa justificativa e de pedir desculpas. Se tiver que esperar por pessoas atrasadas, dê um limite pequeno que não incomode quem chegou na hora. Pode acontecer de o atrasado ser imprescindível. Peça para alguém telefonar e saber quanto tempo ele irá demorar. Informe aos presentes e libere quem não puder esperar.

Durante toda a reunião, olhe para quem está falando, essa é uma atenção que faz diferença para que a pessoa se sinta confiante. Não fique olhando para a mesa ou para as outras pessoas da sala, pois isso passa a impressão de  desinteresse. Abra espaço para aqueles mais tímidos se manifestarem, pergunte a opinião ou se têm alguma ideia nova sobre o tema. Esse é um papel importante de quem está liderando uma discussão. Da mesma forma, contenha aqueles que tentam monopolizar as atenções, pois você sabe que tem alguns que falam não porque têm alguma coisa a dizer, mas apenas porque gostam de ouvir a própria voz. Faça isso delicadamente para começar, mas pode até usar mais veemência se a delicadeza não funcionar.

Faça o possível para terminar na hora prevista. Isso vai demonstrar que você é capaz de fazer previsões corretas, é organizado e tem capacidade de liderança. Se precisar de mais tempo, porque o assunto complicou e se estendeu além do que você tinha previsto, consulte os participantes para verificar se eles podem continuar. Libere aqueles que não puderem ficar mais tempo, porque se insistir em mantê-los na sala, eles provavelmente o farão de má vontade e não contribuirão para a solução do problema. Ao terminar, se tiver um tempinho, faça um resumo das conclusões para todos assimilarem o que foi decidido. Em qualquer circunstância, ao final, agradeça a presença e a colaboração de todos. Sucesso!

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