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Como é duro administrar o tempo…

18/07/2011

Tenho certeza que você já passou por um momento em que tem a sensação de ter todo seu tempo tomado, mas não vê resultados que justifiquem esse trabalho todo. Acho que é bastante comum e todos nós passamos por situação semelhante. Bem, administrar o tempo significa usá-lo melhor e o que podemos fazer é administrar nossas ações de forma a obter resultados compatíveis com nossos esforços.

O primeiro passo para melhorar a performance é querer realmente ser mais produtivo. Muitas vezes você está numa fase mais instrospectiva, insegura, sem muitas certezas e essa dificuldade de produzir é apenas um reflexo. Bem, enquanto você não resolver suas dúvidas e inseguranças, qualquer coisa será sempre uma desculpa para não seguir em frente. Entretanto, se você decidiu reagir, mãos à obra, vamos dar uma olhada em como gastar melhor o tempo.

Decidido a mudar, defina objetivos ou sonhos para alcançar, tais como terminar um projeto, economizar dinheiro para viajar, cumprir uma meta determinada por sua empresa. Pergunte-se quais são as ações necessárias para atingir esse objetivo. Pergunte-se também o que só você pode fazer – bem feito, lógico -, que trará um resultado importante para a realização do seu objetivo. Depois disso, analise suas ações atuais e veja se está dedicando tempo suficiente a elas.

Para utilizar melhor seu tempo naquelas atividades que realmente interessam, comece avaliando seu dia-a-dia. Descreva sua rotina. Se tiver paciência, sempre é melhor escrever, porque ajuda a lembrar de tudo e deixa o registro para você consultar. Com essa lista na mão defina cada tipo de atividade. Eu aprendi em meu curso de Coaching (Sociedade Brasileira de Coaching) a classificá-las em ABCDE, de acordo com os resultados que elas trazem.

As da categoria A são aquelas urgentes, de grande importância e que trazem resultados ou consequências muito positivas. As da categoria B são as de médio impacto, ou seja, são importantes e até urgentes mas, se não forem realizadas não terão grande significado nos resultados que você busca. No geral são tarefas que beneficiam muito mais outras pessoas do que você mesmo. Em seguida vêm as C, de baixo impacto, que são pouco urgentes, pouco importantes e não são de grande auxílio para sua meta. Até seria bom fazê-las, mas… Muitas vezes nos refugiamos nessas tarefas da categoria C e as usamos de desculpa para não ir em frente. São coisas bobas, como por exemplo, arrumar a gaveta da sua mesa, ficar na Internet conversando com alguém sem muita importância, pesquisar sites de viagens sem ter nenhuma programada.

Em seguida vêm as D, ou delegáveis para outras pessoas. Essas, desculpe, mas não tem nem o que falar, passe adiante imediatamente. Finalmente vêm as elimináveis, aquelas nas quais você realmente desperdiça seu tempo. São tarefas que até lhe trazem conforto mas não têm qualquer impacto na sua vida. Você pode perfeitamente esquecê-las que não farão falta.

Bem, depois de analisar suas tarefas você tem um bom material para reorganizar sua agenda. Dê prioridade àquelas ações que realmente acrescentam qualidade ao seu tempo, que o levam na direção de seus objetivos. Escreva listas de tarefas com suas respectivas categorias e deixe na sua mesa de forma que possa ver sempre que cair na tentação de se envolver em coisas que só consomem seu tempo. Não é fácil, eu sei, mas exercite isso diariamente, se puder, dê uma olhada na lista antes de começar seu dia. Isso vai ajudá-lo a lembrar do que realmente faz diferença na sua vida. E vá atrás de seu sucesso porque ele está esperando por você!
 

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