Você sabe coordenar uma reunião?

Captura de Tela 2015-05-04 às 13.24.14Convocar e liderar uma reunião parece coisa simples, que não exige qualquer habilidade ou conhecimento. Entretanto, se você pensar um pouco, vai lembrar de reuniões terríveis, onde muita perda de tempo foi o principal resultado, enquanto aborrecimento geral e má vontade foram o clima. As pessoas esquecem que reuniões também têm sua própria etiqueta e que algumas regras simples podem criar um ambiente agradável e colaborativo. Afinal, colaboração é o mínimo que se espera de uma reunião, senão as pessoas resolviam os assuntos sozinhas, não?

Ao convocar a reunião, informe sobre horário, local, duração, os assuntos que serão tratados e as pessoas que deverão estar presentes. Preste bastante atenção às pessoas que você vai convidar para não chamar alguém que não tenha nada a ver com o assunto. Nada mais desagradável do que perceber que você tirou alguém de suas tarefas diárias importantes apenas para fazer número. Se a reunião for com uma outra empresa, informe-se antes sobre ela e as pessoas que estarão presentes.

Captura de Tela 2015-05-04 às 13.24.34Inicie agradecendo a presença de todos, dê um resumo dos assuntos que serão abordados e informe a hora prevista para o término da reunião. Se acontecer um imprevisto e você se atrasar para iniciar a reunião, não deixe de dar uma boa justificativa e de pedir desculpas pelo atraso. Se tiver que esperar por pessoas atrasadas, dê um limite pequeno que não incomode quem chegou na hora. É extremamente desagradável alguém deixar coisas pela metade para estar no horário e ficar esperando indefinidamente por quem não se preocupa com isso. Se o atrasado for imprescindível, mande alguém telefonar e saber quanto tempo ele irá demorar. Informe aos presentes e libere quem não pode esperar e, se muitos não puderem, adie a reunião.

Captura de Tela 2015-05-04 às 13.25.00Se for imprescindível deixar o celular ligado, deixe no modo silencioso. Se tiver de atender – apenas uma emergência efetiva – levante da mesa, peça licença, passe a coordenação para um colega e vá falar fora da sala. Se for assunto particular, simplesmente não atenda. Coordenando a reunião, todos os olhos e ouvidos estarão em você, não tem jeito.

Durante toda a reunião, olhe para quem está falando, não fique olhando para a mesa ou para as outras pessoas da sala e, principalmente não consulte celular ou relógio.

Abra espaço para as pessoas mais tímidas se manifestarem, esse é um papel importante de quem está liderando uma discussão. Da mesma forma, contenha aqueles que tentam monopolizar as atenções, delicadamente ou até com mais veemência se a delicadeza não funcionar.Captura de Tela 2015-05-04 às 13.26.47

Faça o possível para terminar na hora prevista e, se precisar de mais tempo, consulte os participantes para verificar se eles podem continuar. Ao final, agradeça a presença e colaboração de todos. Você verá que na próxima convocação todos terão muito mais prazer em estar sob sua liderança.

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Sobre Maria do Carmo Marini

Sou engenheira elétrica, vivendo experiências profissionais mais lúdicas e generosas. Há dez anos, trabalho com Consultoria de Carreira e Desenvolvimento de Pessoas e, nos últimos 2 anos tenho desenvolvido conteúdo para sites e revistas. Faço parte de um segmento otimista e alegre e acredito que o mundo tem potenciais inexplorados e fascinantes a serem descobertos. Considero a família – marido, filhos, netos, irmãs e irmãos – meu porto seguro. Curiosidade e paixão pela vida me fazem aprender sempre e buscar coisas novas sempre. Adoro gente inteligente e elegante. Viagens, cinema e livros me encantam, bem como encontrar os amigos para compartilhar boa comida e boa bebida. Estou sempre disposta a compartilhar experiências, conhecimentos e estórias. Minha formação viaja de Engenheira Elétrica, passa por Consultora de Carreira e Desenvolvimento de Pessoas, me levando a escrever e produzir conteúdo. nos últimos 10 anos. Tenho especialização em Comunicação Corporativa pela FGV, Curadoria do Conhecimento pela Inesplorato e pós-graduação em Consultoria de Carreira pela FIA-USP. Sou parceira estratégica do Escritório de Carreiras da USP.

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